Hvordan kan en virksomhed anvende EDI-systemer?

Hvad er EDI?

EDI står for Electronic Data Interchange. Det er et slags program der anvendes til computer-til-computer udveksling af forskellige dokumenter – alt sammen i et standard elektronisk format mellem forskellige forretningspartnere. Systemet blev udvidet så det nu også muliggør elektronisk udveksling af indkøbsordrer og fakturaer – både nationalt og globalt.
Ligesom med mange andre tidligere informationsteknologier, blev EDI i første omgang udviklet til militær logistik. I slutningen af 1940’erne var det kun muligt at levere varer til Berlin via luftvejen på grund af den russiske blokade. Det krævede en udvikling af en slags begreber eller metoder til udveksling, som kunne håndtere enorme mængder af data og oplysninger. Blandt de første integrerede systemer, der anvendte en form for EDI var en form for kontrolsystem. I starten af 1970’erne fandt man en metode, som blev anvendt i Heathrow Lufthavn. Forskellige oplysninger kunne blive indtastet direkte i toldbehandlingssystemet og effektiviserede dermed arbejdsgangen. I løbet af 1980’erne fik de fleste lufthavne og skibshavne indført toldsystemer, der minder meget om den, der blev i sin tid var udviklet til Heathrow Lufthavn.

Hvordan fungerer EDI?

Computer-til-computer
EDI erstatter post, fax og e-mail. Selvom e-mail også er elektronisk, skal e-mails stadig håndteres af mennesker snarere end computere. Dette kan sænke behandlingen af dokumenterne og øger risikoen for fejl. EDI-dokumenter vil kunne sendes direkte til modtagerens computer, og behandlingen kan begynde med det samme. EDI-processen involverer ingen papir og ingen mennesker! Det vil spare virksomheden for en masse tid og i sidste ende en masse penge.
Forretningsdokumenter
De mest almindelige dokumenter, der udveksles via EDI er indkøbsordrer, fakturaer og fragtinformationer.
Standard format
Da EDI dokumenter behandles af computere i stedet for mennesker, er det nødvendigt at bruge et standardformat, så computeren vil være i stand til at læse og forstå dokumenterne. Et standardformat beskriver hver enkelt oplysning i et udvalgt format (f.eks heltal, decimal, MMDDÅÅ). Hvis der ikke var et standardformat, ville hver virksomhed sende dokumenter i formater, som måske kun passede til denne specifikke virksomhed. Lige såvel som at de fleste dansk-talende personer ikke forstår japansk, så ville modtagerens IT-system heller ikke kunne forstå afsenderens format.
Samarbejdspartnere
Udveksling af EDI-dokumenter foregår typisk mellem to forskellige selskaber – fx forretningspartnere eller handelspartnere – fx hvis en virksomhed sælger produkter til en anden virksomhed.

EDI i Transportsektoren

EDI er meget populært i transportsektoren. Fordelene for virksomheder, der arbejder i transportbranchen er, at rutinemæssige kommunikation kan automatiseres, og det betyder at personalet har mere tid til at fokuserer på andre mere produktive / profitable opgaver. I sidste ende vil det også betyde en bedre kundeservice. En af de største fordele ved EDI er, at det der ikke er nogen, som manuelt skal afsende informationerne. Dette sparer en masse tid og penge, og vil minimere eventuelle fejl. En anden fordel er, at transportvirksomheder kan kommunikere problemfrit og elektronisk med alle parter i processen.



Postet by ag via AdSet linkbuilding network